Bol.com Facturen Betalen en Beheren

Als bol.com verkoper heb je met twee soorten facturen te maken: facturen die je ontvangt van bol.com voor commissies en diensten, en facturen die je zelf verstuurt naar klanten. Het betalen en beheren van deze facturen moet kloppen, want je BTW-aangifte en winst-verliesrekening hangen ervan af. Eén gemiste factuur of verkeerd verwerkte betaling en je administratie raakt uit balans.

In de praktijk zie je dat veel verkopers hun facturatiestroom onderschatten. Ze focussen op verkopen, maar vergeten tijdig facturen te downloaden of te archiveren. Bij de kwartaalaangifte missen dan ineens inkoopfacturen of klopt het uitbetaalde bedrag niet met de administratie. Ook het handmatig genereren van klantfacturen wordt al snel een tijdrovende klus bij groeiende ordervolumes.

Dit artikel legt uit hoe facturatie bij bol.com werkt: welke facturen je ontvangt, hoe je die betaalt, hoe je zelf facturen verstuurt naar klanten en hoe je dit proces automatiseert. Je leert veelgemaakte fouten te voorkomen en je boekhouding strak te houden.

Hoe Werkt Facturatie bij Bol.com?

Als bol.com verkoper heb je te maken met een dubbele factuurstroom. Enerzijds rekent bol.com kosten bij jou af: commissies per verkoop, verzendkosten bij VVB (Verzenden via Bol), reclamekosten en eventuele platform fees. Anderzijds moet jij facturen versturen naar je klanten voor de producten die zij kopen.

Wat we vaak zien: beginners denken dat bol.com voor hen factureert naar klanten. Dat klopt niet. Bol.com stuurt wel een ordernummer en bestelbevestiging naar de koper, maar jij bent als verkoper verantwoordelijk voor de BTW-factuur. De consument heeft recht op een factuur, en jij bent wettelijk verplicht deze te leveren bij zakelijke klanten.

De factuurstroom ziet er zo uit:

Van bol.com naar jou:

• Wekelijkse of maandelijkse commissiefacturen
• VVB-facturen voor verzendkosten (als je gebruikt maakt van Verzenden via Bol)
• Sponsorfacturen voor advertenties
• Platform fees (bij sommige verkopers)

Van jou naar klanten:

• BTW-facturen per bestelling
• Creditnota’s bij retouren
• Correctiefacturen bij prijsaanpassingen

De betaling verloopt eenvoudig: bol.com verrekent automatisch alle kosten met je uitbetaling. Verkoop je voor €1.000 en zijn de totale kosten €200, dan ontvang je €800 op je bankrekening. De facturen download je achteraf uit het Partner Platform voor je administratie.

Let op: bol.com betaalt meestal 1-3 weken na verkoop uit, afhankelijk van je betalingstermijn. Je factuur naar de klant maak je direct na verzending. Dit tijdsverschil moet je goed administreren, anders klopt je cashflow-overzicht niet.

Facturen Ontvangen als Verkoper

Bol.com stuurt je verschillende soorten facturen. Elk type heeft een eigen doel en moet apart worden geboekt in je administratie. Zo houd je overzicht en kun je correct BTW aftrekken.

Commissiefacturen De grootste kostenpost: bol.com rekent 5-15% commissie over je verkoopprijs, afhankelijk van productcategorie. Deze factuur ontvang je wekelijks of maandelijks via het Partner Platform onder ‘Financieel’ > ‘Facturen’. De factuur vermeldt per verkoop het commissiepercentage, het bedrag excl. BTW en het BTW-bedrag.

Voorbeeld: je verkoopt een koptelefoon voor €100. Bol.com rekent 12% commissie = €12. Op de commissiefactuur staat €9,92 excl. BTW + €2,08 BTW (21%) = €12. Dit bedrag mag je als bedrijfskost afboeken, en de BTW kun je terugvragen bij je BTW-aangifte.

VVB-facturen Als je gebruikmaakt van Verzenden via Bol, betaal je verzendkosten aan bol.com. De tarieven variëren per gewicht en afmeting (bijvoorbeeld €3,50 voor een brievenbuspakket, €5,95 voor een standaardpakket). Je ontvangt een aparte VVB-factuur met alle verzendingen van die periode.

Deze kosten zijn fiscaal aftrekbaar en de BTW kun je terugvragen. Bewaar de VVB-facturen apart, want bij winstberekening zijn verzendkosten een significante post. Meer details vind je in onze VVB-gids.

Sponsorfacturen Gebruik je Sponsored Products of Display Ads op bol.com, dan ontvang je maandelijks een sponsorfactuur. Deze vermeldt je advertentie-uitgaven inclusief BTW. Ook deze kosten zijn aftrekbaar als marketingkosten.

Hoe download je facturen? Log in op het Bol.com Partner Platform, klik op ‘Financieel’ en vervolgens ‘Facturen’. Je ziet een overzicht van alle facturen, gesorteerd op datum. Download ze als PDF en bewaar ze in je administratiesysteem. Veel verkopers vergeten dit, waardoor ze bij hun kwartaalaangifte facturen missen en teveel BTW betalen.

Tip: maak een maandelijkse taak om alle bol.com facturen te downloaden en op te slaan in een vaste map, bijvoorbeeld “2026 > Bol.com Inkoopfacturen > Februari”. Zo bouw je een complete administratie op zonder zoekwerk.

Betaling en verrekening Bol.com verrekent alle kosten automatisch met je uitbetaling. Je hoeft zelf niets over te maken. In je uitbetalingsoverzicht zie je: omzet, commissies, verzendkosten, sponsorkosten, en het nettobedrag dat je ontvangt. Controleer dit overzicht altijd met je facturen, want soms sluipen er fouten in.

Wat we in de praktijk zien: verkopers checken hun uitbetaling niet en merken pas bij de BTW-aangifte dat bedragen niet kloppen. Neem wekelijks 10 minuten om je uitbetalingsoverzicht te vergelijken met de facturen. Klopt het niet, neem dan contact op met bol.com support.

Facturen Versturen naar Klanten

Als verkoper ben je verplicht om facturen te versturen naar je klanten. Bij B2B-verkopen is dit altijd verplicht, bij particulieren alleen op verzoek. Toch adviseren we om standaard bij elke verkoop een factuur te maken. Dit voorkomt discussies, geeft professionaliteit en zorgt voor een sluitende administratie.

Een correcte factuur bevat minimaal: je bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer, BTW-nummer, factuurnummer, factuurdatum, klantgegevens, productomschrijving, aantal, prijs excl. BTW, BTW-tarief en BTW-bedrag, en totaalbedrag incl. BTW. Meer details vind je in onze complete bol.com factuur gids.

Je hebt twee methoden: handmatig factureren of automatisch.

Handmatig Factureren

Handmatige facturatie werkt met Word- of Excel-templates. Voor elke bestelling open je de template, vul je klantgegevens en productinfo in, bereken je de BTW en sla je de factuur op als PDF. Dit proces duurt 5-10 minuten per factuur.

Het stappenplan:

1. Open je factuurtemplate in Word of Excel
2. Noteer het doorlopende factuurnummer (bijv. 2026-001)
3. Vul de factuurdatum in (datum van verzending)
4. Voeg klantgegevens toe (naam, adres uit bol.com order)
5. Omschrijf het product (productnaam + EAN-code)
6. Bereken BTW: verkoopprijs / 1,21 = excl. bedrag, verschil = BTW
7. Vermeld BTW-tarief (21% of 9%)
8. Sla op als PDF met logische naam (factuurnummer_klantnaam.pdf)
9. Verstuur naar klant via email of upload naar bol.com berichten

Handmatig factureren is haalbaar tot ongeveer 20 bestellingen per week. Daarboven wordt het een enorm tijdverlies. Bij 50 bestellingen per week ben je 4-8 uur per week kwijt aan administratie. Bovendien neemt de foutmarge toe: verkeerde BTW-berekening, dubbele factuurnummers of vergeten klantgegevens.

Ook de export naar je boekhoudpakket is handmatig werk. Je moet alle factuurgegevens opnieuw invoeren in Exact, Moneybird of e-Boekhouden. Dit dubbele werk kost tijd en vergroot de kans op inconsistenties.

Automatisch Factureren

De slimme oplossing: koppel je bol.com account aan facturatiesoftware. Bij elke nieuwe bestelling genereert het systeem automatisch een correcte BTW-factuur met alle verplichte gegevens. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en houd je een sluitende administratie.

Hoe automatische facturatie werkt:

1. Verbind eenmalig je bol.com account via de API
2. Configureer je bedrijfsgegevens (logo, BTW-nummer, KvK-nummer)
3. Stel BTW-tarieven in per productcategorie
4. Activeer automatische factuurcreatie bij nieuwe orders
5. Het systeem genereert facturen binnen enkele minuten na bestelling
6. Facturen worden automatisch gearchiveerd en per email naar klant verstuurd

Tools zoals WinkelFactuur zijn specifiek gebouwd voor Nederlandse webshops en marktplaatsen. Het systeem synchroniseert realtime met je bol.com account, haalt bestellingen op en genereert professionele facturen met je eigen branding. Je kunt je logo uploaden, je huisstijl instellen en facturen in bulk downloaden of automatisch per email versturen.

Bij automatische facturatie bespaart een verkoper met 100 bestellingen per maand minimaal 8-15 uur administratietijd. Die tijd kun je besteden aan productonderzoek, klantenservice of schaalgroei. Ook de foutmarge daalt naar bijna nul: geen vergeten factuurnummers, geen verkeerde BTW-berekeningen, geen ontbrekende velden.

Een ander voordeel: bij retouren genereert het systeem automatisch creditnota’s. Zo blijft je administratie up-to-date zonder handmatig werk. Voor meer info over BTW-berekening, zie BTW factuur maken voor bol.com.

Alternatieven zijn Moneybird en e-Boekhouden. Deze bieden vergelijkbare automatisering, vaak met uitgebreidere boekhoudopties zoals grootboekadministratie en jaarrekening. De keuze hangt af van je specifieke behoeften en of je alleen facturatie wilt of complete boekhoudondersteuning.

Facturen Koppelen aan Je Boekhouding

Een losse stapel facturen is mooi, maar voor je BTW-aangifte en winst-verliesrekening heb je een gestructureerde boekhouding nodig. Je moet weten hoeveel omzet je draait, welke kosten je hebt en hoeveel BTW je moet betalen of terugkrijgt. Dat doe je door facturen te koppelen aan je boekhoudpakket.

Boekhoudkoppeling: hoe werkt het? Moderne facturatiesoftware synchroniseert met populaire boekhoudpakketten via API-koppelingen. Tools zoals WinkelFactuur ondersteunen direct Exact Online, AFAS en Twinfield. Ook Moneybird en e-Boekhouden hebben native integraties met veel boekhoudprogramma’s.

Het proces:

1. Verbind je facturatietool met je boekhoudpakket (eenmalige setup)
2. Configureer grootboekrekeningen (omzet, inkoop, BTW)
3. Stel automatische synchronisatie in (dagelijks of realtime)
4. Facturen stromen automatisch door naar je boekhouding
5. BTW-bedragen worden automatisch toegewezen aan de juiste rubrieken
6. Bij kwartaalaangifte toon je direct je BTW-totalen

Deze koppeling bespaart enorm veel werk. Zonder koppeling moet je handmatig alle facturen invoeren: datum, bedrag, BTW, klant, omschrijving. Bij 200 facturen per maand kost dat uren. Met automatische koppeling gebeurt dit in seconden.

Voordelen van boekhoudkoppeling:

• Geen dubbel werk: factuur wordt één keer aangemaakt en sync overal
• Realtime inzicht in omzet, kosten en BTW-positie
• Foutloze BTW-aangifte: alle bedragen kloppen automatisch
• Tijdsbesparing: 10-20 uur per maand bij actieve verkopers
• Overzichtelijke rapportages: winst-verlies, BTW-dashboard, omzetprognoses

Wat we in de praktijk zien: verkopers die facturatie en boekhouding loskoppelen, lopen vast bij hun BTW-aangifte. Ze missen facturen, rekenen bedragen dubbel of vergeten inkoopfacturen. Met een gekoppeld systeem voorkom je dit volledig.

Welke koppeling past bij jou?

• WinkelFactuur + Exact Online: voor verkopers die volledige boekhoudondersteuning willen, inclusief jaarrekening en balans
• Moneybird standalone: voor kleinere verkopers die facturatie en basis boekhouding in één tool willen
• e-Boekhouden: scherp geprijsd alternatief met complete boekhoudmogelijkheden

Ook als je een externe boekhouder hebt, is automatisering waardevol. Je boekhouder krijgt direct toegang tot al je facturen en hoeft niet meer te wachten op jouw uploads. Dit scheelt honorarium en voorkomt miscommunicatie.

Archivering en bewaarplicht De Belastingdienst eist dat je facturen minimaal 7 jaar bewaart. Cloud-gebaseerde systemen zoals WinkelFactuur bewaren je facturen automatisch en maken dagelijkse back-ups. Zo voldoe je aan de wettelijke eis zonder dat je zelf hoeft te archiveren.

Maak toch ook jaarlijkse back-ups op een externe harde schijf of tweede cloud-locatie. Redundantie voorkomt dataverlies bij technische problemen.

Veelgemaakte Fouten bij Facturen

Uit ervaring blijkt dat bol.com verkopers steeds dezelfde fouten maken bij facturatie en betaling. Deze vergissingen lijken klein, maar kunnen grote gevolgen hebben bij controles of BTW-aangifte.

Fout 1: Bol.com facturen niet downloaden Veel verkopers vergeten hun inkoopfacturen te downloaden uit het Partner Platform. Bij de BTW-aangifte missen ze daardoor aftrekbare BTW. Stel je betaalt €500 commissie met €105 BTW. Als je die factuur niet archiveert, kun je de €105 niet terugvragen. Dat is direct geld dat je misloopt.

Maak een maandelijkse routine: download alle bol.com facturen en bewaar ze in een vaste map. Dit voorkomt zoekwerk en gemiste aftrek.

Fout 2: Inconsistente factuurnummering Je mag geen factuurnummers overslaan of achteraf invullen. De Belastingdienst eist een chronologische, doorlopende reeks. Bijvoorbeeld: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Geen hiaten, geen duplicaten.

Handmatig factureren leidt snel tot fouten. Je vergeet een nummer of gebruikt er een dubbel. Automatische software garandeert doorlopende nummering zonder gaten.

Fout 3: Geen creditnota bij retouren Retourneert een klant een product, dan moet je een creditnota sturen. Dit is een negatieve factuur die de oorspronkelijke factuur corrigeert. Veel verkopers vergeten dit, waardoor hun omzet te hoog blijft in de administratie en ze teveel BTW aangeven.

Automatische systemen genereren creditnota’s bij retouren. Zo blijft je administratie kloppend zonder handmatig bijwerken.

Fout 4: BTW-factuur niet naar klant sturen Sommige verkopers maken facturen voor hun eigen administratie, maar sturen ze niet naar klanten. Dat is onprofessioneel en leidt tot klachten. Klanten hebben recht op een factuur, zeker zakelijke afnemers die de BTW willen terugvragen.

Stel in dat facturen automatisch per email naar de klant gaan na verzending. Zo vergeet je het nooit.

Fout 5: Verkeerde BTW-berekening Een klassieker: je berekent BTW door 21% bij de prijs op te tellen in plaats van eruit te rekenen. €100 + 21% = €121 is fout als je uitgaat van een prijs incl. BTW. Correct is: €121 / 1,21 = €100 excl., dus €21 BTW.

Software rekent automatisch correct, handmatig werk leidt vaak tot fouten. Zie BTW factuur maken voor gedetailleerde rekenvoorbeelden.

Fout 6: Geen back-up van facturen Je moet facturen 7 jaar bewaren. Bij een harde schijf crash of computerprobleem verlies je mogelijk je hele administratie. Cloud-gebaseerde software maakt automatisch back-ups, maar maak ook jaarlijkse kopieën op externe opslag.

Fout 7: Uitbetalingen niet controleren Bol.com betaalt wekelijks uit, maar fouten kunnen voorkomen. Controleer altijd of het uitbetaalde bedrag klopt met je omzet minus kosten. Zie je afwijkingen, neem dan direct contact op met bol.com support.

Fout 8: Klantgegevens incompleet Een factuur zonder volledig klantadres is formeel ongeldig. Check dat bol.com het adres correct heeft aangeleverd. Soms vullen klanten hun gegevens verkeerd in, en die fout kopieert zich naar je factuur.

Bij twijfel: gebruik de gegevens die bol.com levert, maar controleer visueel of het logisch is (geen typefouten, volledige plaatsnaam, bestaande postcode).

Fout 9: Geen aparte administratie voor retouren Retouren beïnvloeden je omzet en BTW-positie. Houd bij welke facturen gecrediteerd zijn en trek deze af van je kwartaalomzet. Anders geef je teveel BTW aan en betaal je teveel belasting.

Software zoals WinkelFactuur houdt automatisch bij welke facturen geannuleerd zijn door retouren en past je BTW-totaal automatisch aan.

Fout 10: Te lang wachten met factureren Factureer bij voorkeur binnen een week na verzending. Te lang wachten leidt tot vergeten bestellingen en klanten die contact zoeken voor hun factuur. Snelle facturatie getuigt van professionaliteit en voorkomt administratieve chaos.

Praktische Tips voor Efficiënt Factuurbeheer

Start met automatisering vanaf 20 bestellingen/maand Als vuistregel: vanaf 20 bestellingen per maand loont facturatiesoftware zich terug. Je bespaart minimaal 2-3 uur per week, wat opweegt tegen de kosten van €9-45 per maand afhankelijk van volume.

Probeer meerdere tools via hun gratis proefperiode (meestal 14-30 dagen). Test de bol.com-koppeling, maak testfacturen en kijk welke interface je het prettigst vindt.

Kies de juiste software voor je volume

• 0-100 facturen/maand: WinkelFactuur Basis (€9/maand) of Moneybird
• 100-1000 facturen/maand: WinkelFactuur Pro (€19/maand)
• 1000+ facturen/maand: WinkelFactuur Business (€45/maand) of Exact Online

Hogere pakketten bieden meer functionaliteit zoals multi-user access, uitgebreidere rapportages en priority support.

Koppel direct met je boekhoudpakket Wacht niet tot je 6 maanden facturen hebt verzameld om dan alles handmatig in te voeren. Koppel vanaf dag één je facturatiesoftware met je boekhouding. Zo bouw je realtime inzicht op in omzet, kosten en winst.

Gebruik branded facturen Upload je logo en stel je huisstijl in. Facturen zijn een touchpoint met je klant. Een professionele, herkenbare factuur versterkt je merk en vergroot vertrouwen.

Plan wekelijkse administratietijd Maak bijvoorbeeld elke maandagochtend tijd vrij om:

• Bol.com facturen te downloaden
• Uitbetalingen te controleren
• Openstaande facturen te checken
• Back-ups te maken

Dit voorkomt dat administratie zich opstapelt en zorgt voor rust.

Monitor je BTW-positie Houd maandelijks bij hoeveel BTW je betaald hebt (op inkopen) en hoeveel je berekend hebt (aan klanten). Zo weet je voor je kwartaalaangifte of je BTW moet betalen of terugkrijgt. Verrassingen bij de aangifte voorkom je zo.

Archiveer logisch Maak een vaste mappenstructuur:

2026
├── Bol.com Inkoopfacturen
│   ├── Januari
│   ├── Februari
│   └── ...
└── Uitgaande Facturen
    ├── Januari
    ├── Februari
    └── ...

Zo vind je altijd snel terug wat je zoekt.

Investeer in kennis Neem tijd om de Belastingdienst-website te raadplegen voor actuele BTW-regels. Overweeg een kennismakingsgesprek met een boekhouder, vooral als je omzet boven €75.000 per jaar komt.

Check regelmatig je factuurstatus Zijn alle bestellingen gefactureerd? Zijn creditnota’s verstuurd voor retouren? Kloppen de BTW-bedragen? Een wekelijkse quickscan van 10 minuten voorkomt dat fouten zich opstapelen.

Met deze basis op orde, heb je je bol.com facturatie professioneel geregeld. Of je nu handmatig werkt of automatiseert met tools, het belangrijkste is dat je systeem klopt vanaf dag één. Zo bouw je een solide administratie die meegroeit met je omzet en voorkom je problemen bij controles of BTW-aangifte.

Voor verdere verdieping, lees ook onze gids over bol.com factuur opvragen voor stapsgewijze instructies om facturen op te halen uit het Partner Platform.

Veelgestelde Vragen

Hoe ontvang ik facturen van bol.com? Je ontvangt facturen van bol.com via het Partner Platform. Download ze onder ‘Financieel’ > ‘Facturen’. Bol.com stuurt facturen voor commissies, verzendkosten (VVB) en platform fees. De betaling wordt automatisch verrekend met je uitbetaling.

Moet ik als verkoper facturen sturen naar klanten? Ja, als zakelijke verkoper ben je verplicht facturen te sturen. Bij B2B-verkopen altijd, bij particulieren alleen op verzoek. Toch is het aan te raden om standaard te factureren voor je eigen administratie en professionaliteit.

Kan ik facturen automatisch laten genereren? Ja, met facturatiesoftware zoals WinkelFactuur, Moneybird of e-Boekhouden koppel je je bol.com account. Bij elke bestelling genereert het systeem automatisch een correcte BTW-factuur met doorlopende nummering.

Hoe koppel ik facturen aan mijn boekhouding? Via API-koppelingen tussen je facturatiesoftware en boekhoudpakket. Tools zoals WinkelFactuur synchroniseren direct met Exact Online, AFAS of Twinfield. Factuurdata stroomt automatisch naar je grootboek voor BTW-aangifte.

Hoe lang moet ik facturen bewaren? Minimaal 7 jaar volgens de fiscale wetgeving. De Belastingdienst kan tot 7 jaar terug controles uitvoeren. Bewaar facturen digitaal in de cloud met regelmatige back-ups op externe opslag.